AUDITORIA NOCTURNA

AUDITORIA

Es la revisión y análisis detallado, hecho con la finalidad de examinar completa y constructivamente los registros y estados financieros de la organización, empresa, institución o cualquier otra entidad, con el objeto de evaluarlos y juzgar si se realizan conforme a lo establecido por la administración, el fisco, etc.

TIPOS DE AUDITORIA

·         Operacional: enfocada a la revisión de operaciones.

·         Administrativa: cuando se revisa el proceso administrativo en su totalidad o en algunas de sus partes.

·         Financiera: la que se refiere a la revisión de los estados financieros o a una parte de los mismos.

·         Fiscal: cuando se revisa el cumplimiento de las disposiciones fiscales.

·         Gubernamentales: relativa a la revisión de las entidades, de la administración pública y del cumplimiento de las diferentes leyes y reglamentos del sector público.

AUDITORIA NOCTURNA

Es la que se realiza a diario en los hoteles en el turno de la noche, tiene bajo su responsabilidad a los cajeros nocturnos, y los auditores nocturnos de restaurantes, además de cumplir con sus funciones normales como auditor, el auditor nocturno está encargado también de la caja de recepción durante la noche, con todas las funciones de cajero de recepción. Su función principal, es chequear todas las cuentas vivas y las cuentas ciudad de recepción.

El auditor nocturno se encarga de revisar diariamente los cortes de cajas departamentales y otros reportes que le permiten cerciorarse que los ingresos del día se hayan determinado, cobrado, clasificado y registrado conforme a las políticas establecidas. Se llama nocturno porque el trabajo del auditor nocturno comienza a las 11:00 PM; ya que a esa hora o un poco más tarde es cuando llegan a la caja de recepción los últimos diarios de ventas y sus respectivos comprobantes de los departamentos de alimentos y bebidas. El número de auditores depende de la magnitud del hotel y del promedio de habitaciones ocupadas. En función a las características especiales de operación de un hotel, la hora más apropiada para realizar la auditoria es de las 9:00 PM a las 7:00 AM del día siguiente. Sin embargo este horario tiende a variar de acuerdo al hotel, en el Hotel Lido inicia a las 11:00 pm y/o 12:00 pm y termina 6:00 am y/o 7:00 am, en este hotel el horario varia de acuerdo al día; en el Hotel Hilton e Intercontinental Tamanaco inicia desde las 11:00 pm y finaliza a las 6:00 am.

PERFIL IDEAL DEL AUDITOR NOCTURNO

·         Escolaridad: Estudiante o egresado de Administración Hotelera, Contaduría Pública, Administración de Empresas.

·         Conocimientos Técnicos: Nociones básicas de Contabilidad, Auditoria, Contabilidad y Administración Hotelera.

·         Experiencia Laboral: Preferiblemente un (1) año como auxiliar de Contabilidad o Auditoria de Ingresos; o en la industria hotelera, formando parte de la administración, cajero departamental, recepcionista, etc.

·         Características Personales: Dinámico, buena presencia, trato agradable, discreto, responsable, disponibilidad para trabajar en horario nocturno, habilidad analítica y de juicio, meticuloso.

OBJETIVO DE LA AUDITORIA NOCTURNA

Contribuir al desarrollo y la proporción de los movimientos realizados durante la noche, para así ayudar a la labor del auditor de ingresos en su tarea de elaborar, supervisar y controlar la contabilidad del hotel.

El auditor nocturno canaliza la operación de los cargos de los ingresos por ventas y el auditor de ingresos hace la verificación y contabilización de dichos ingresos del hotel.

Para facilitar la labor al auditor de ingresos, el auditor nocturno agiliza su trabajo con el sistema Fidelium.

FINALIDAD DE LA AUDITORIA NOCTURNA

La auditoria se realiza con la finalidad de facilitar el trabajo del auditor de ingresos, ya que el auditor nocturno realiza el cuadre de los ingresos obtenidos de las ventas hechas durante la noche, solo para que el auditor de ingresos verifique y pueda hacer más fácil la contabilidad.

FUNCIONES DEL AUDITOR NOCTURNO

·         Verificar el trabajo de los cajeros de recepción.

·         Verificar que los servicios se hayan cobrado según la lista de precios y tarifas estipuladas por el hotel.

·         Separar los ingresos por departamento, lavandería, restaurante, bar, Room Service, teléfonos, reservaciones, anticipos, banquetes y eventos.

·         Atender la recepción y cualquier requerimiento de los huéspedes durante la noche.

·         Realizar el check in y el check out que ocurra durante el turno.

·         Chequear y verifica que todos los huéspedes tengan la tarifa correspondiente, de acuerdo a la habitación que tenga, si es corporativa o reservación de agencia de viajes.

·         Chequear los descuentos y habitaciones complementarias autorizadas debidamente con un soporte firmado por el Gerente General del hotel.

·         Chequea el reporte de extranjeros, para saber cuantas personas llegan al hotel de otra nacionalidad.

·         Chequea los desayunos tipo buffet incluidos y que no los haya cargado el restaurante en un cheque de consumo.

·         Chequea los cargos de propinas que se hayan en los “desayunos incluido”.

·         Chequea los Paid Outs.

·         Chequea el cambio del dólar.

·         Chequear o revisar los City Ledger de los huéspedes que estuvieron de salida ese día.

·         Chequea el folio de atenciones VIP.

·         Cuadra los cierres los puntos de ventas de alimentos y bebidas, que les envían los cajeros departamentales en caso de que los haya, sino el encargado debe cerrar la caja.

·         Cuadra todos los cargos con tarjetas de crédito.

·         Elabora un informe con todos los vouchers de tarjetas de crédito, detallando cada una de ellas y los emite en la caja fuerte del hotel.

ACTIVIDADES INVOLUCRADAS EN LA AUDITORIA NOCTURNA

·         Los procedimientos de control.

·         Revisión contable de las operaciones.

·         Reportar actividad de los cajeros.

·         Análisis detallado de los cargos, lo cual determina una reconciliación de los cargos por cuentas por cobrar.

REPORTE DE AUDITORIA NOCTURNA

El reporte de auditoria se organiza dependiendo de las necesidades de información de cada hotel. Es una herramienta que provee al hotel de la información financiera diaria del hotel.

·         Transaction Total: donde aparecen las transacciones de los ingresos, clasificados en códigos por grupos con sus respectivos montos, este reporte es el soporte del departamento de contabilidad. De este reporte se obtiene el Daily Report, el Balance Check Report y el Cover Report.

·         Manager report: es donde se encuentran detallados los datos de las ventas de las habitaciones del día de hoy en comparación con lo presupuestado y lo vendido el año anterior.

·         Balance Check Report: refleja todos los códigos que tuvieron movimiento en el día, lo arroja el sistema y puede sacarse a cualquier hora del día.

·         Cover Report: refleja los ingresos extraordinarios, como los misceláneos por alquiler de salones de banquetes, o cualquier petición del huésped que no se encuentre en la carta, como por ejemplo un botellón de agua para la habitación.

·         Daily Report: se saca con los datos reflejados en el Transaction Total, en el que se encuentran todos los ingresos por ventas ya contabilizadas de habitaciones, alimentos y bebidas. Este reporte se le pasa a la Gerencia General.

·         Cashier Closings: reportes de los cajeros de Recepción, que ya está cuadrado y con su reporte y es entregado al Auditor Nocturno.

PROCEDIMIENTO DE LA AUDITORIA NOCTURNA

·         Cargos a cuentas por cobrar.

·         Verificar los cargos por habitación, impuestos y teléfonos.

·         Distribuir los cargos, se separan los cargos por departamento y por cliente.

·         Cada departamento envía su hoja de control o resumen de ventas al auditor nocturno, de manera de comparar dicho resumen con lo obtenido en la auditoria.

·         Realizar el balance de los créditos de los folios, depósitos en efectivo y transferencias de créditos.

·         Verificar el balance.

·         El cajero de recepción hace su cuadre de caja y lo entrega al auditor nocturno.

·         Revisar los movimientos de cajeros y sacar los reportes de pagos (tarjetas de crédito, cheque, efectivo) y los reportes de cuenta ciudad (city ledger por cajero).

·         Cerrar los puntos de ventas del hotel, se debe que haber pre-registrado las reservas garantizadas y relacionar  casos de no show

·         Revisar todas las llegadas extranjeras y verifica que estén todos los números de pasaportes, procedencia de los huéspedes y destinos. El auditor revisa que no haya doble registro y en caso de haber dos personas compartiendo una habitación que tenga una tarifa Norate.

·         Verificar que todos los huéspedes In House tengan Rate Code, y no existan diferencias en las tarifas. Si hay habitaciones de House Use el auditor debe asegurarse que el Rate Code sea House y que en el renglón de Comp aparezca una `H' de igual forma si es Complementary el rate code debe ser Comp.

·         Ya verificadas todas las cuentas deben quedar en cero. Y se comienza a imprimir todos los reportes antes de tumbar el sistema los cuales son:

- Guest in house: Guest in house, Guest in house By Room Number, Guest in house By Rate Code, Llegadas de Extranjeros.

- Housekeeping: House status

- Groups: Groups in house by room number

- Departures

- Reservations: Arrivals, Arrivals and cl of today, Arrivals VIP, y Cancelations by cancel date

·         Luego el auditor debe asegurarse de que todos los usuarios estén fuera del sistema.