DAILY REPORT
Este reporte muestra las totales cargados en
las facturas de los huéspedes por departamento.
Este reporte apoya a poder
detectar las cuentas en las que se pudieron haber hecha anotaciones
incorrectos, o reportados incorrectamente. El auditor nocturno debe correr el
D-REPORT por lo menos 3 veces durante la auditoría nocturna.
Se debe verificar totales departamentales : el efectivo que recibe el front office por parte de los huéspedes. y centros de consumo.
Se debe verificar totales departamentales : el efectivo que recibe el front office por parte de los huéspedes. y centros de consumo.
El reporte de cajeros es el registro de todo
el efectivo recibido por el recepcionista o cajero de recepción. Todos los
turnos, incluyendo el de auditoria nocturna, deben elaborar este reporte.
INFORMACIÓN DEL REPORTE:
Habitaciones e impuestos
Las cantidades de ventas de habitaciones son
importantes para el éxito de un hotel. Dicen al gerente qué proporción de
ingresos están entrando por cuartos. Debido a que gran parte de los ingresos de
habitaciones son considerados como utilidades, la gerencia debe monitorea estas
cantidades muy de cerca. Los valores reflejados en ventas de habitaciones
representan el total de rentas anotadas en las cuentas de los huéspedes.. Este
saldo es verificado contra el reporte de ama de llaves y revisado contra el
rack de
Ventas
totales de restaurante e impuestos
Este total muestra todos las ventas incurridas
por restaurantes y puntos de venta de alimentos en el hotel. Estas cantidades
son verificadas contra el reporte diario de ventas, contra las cintas de auditoria de los puntos de venta de restaurantes o demás puntos de venta.
Propinas de restaurante, room service,
banquetes, y bares
Las propinas pagadas a los meseros o personal
de servicio, representan un control importante. En cualquier caso los vouchers
( propinas cargadas a las cuentas de los clientes), tirillas de paid-out
(propinas pagadas inmediatamente al personal de servicio con dinero de la
caja), y los vouchers de tarjetas de crédito (propinas cargadas) son usadas
para verificar este total
Room service
Algunos hoteles reportan estas cantidades por
separado, debido a que preparan promociones especiales y campañas de
merchandising para incrementar el consumo en room service, por lo que es
necesario monitorear las cantidades de cerca.
Ventas de banquetes
Los hoteles con un volumen de operación alto
en banquetes, reportan las cantidades de este concepto por separado; es decir,
no lo incluyen con restaurantes. . El auditor nocturno debe revisar la bitácora
de eventos para asegurarse que todos los eventos programados han sido cobrados.
Ventas de bar de banquetes y bares en general
Esta cantidad es originada por las máquinas
registradoras de los puntos de venta. El total de los diferentes puntos que
sirven bebidas alcohólicas son reportadas al front office por medio del reporte
diario de ventas. Cada reporte es acompañado por las cintas de auditoria de las
máquinas registradoras.
Renta de espacios
Son las rentas cobradas por salones de
banquetes, o de reuniones. El auditor nocturno cruzará esta información contra
la bitácora de eventos para estar seguro que se han cargado las rentas.
Valet
Uno de los servicios que un hotel brinda son
lavandería y tintorería. Esta cantidad debe ser monitoreada debido a que el
hotel paga bajo la premisa a la tintorería o lavandería de "Cuando la ropa
se haya regresado". Estos costos más un porcentaje de utilidad son
posteadas a los folios de los huéspedes. Algunos hoteles mantienen un diario de
tintorería y lavandería donde registran toda la información. De éste se generan
los vouchers para ser cargados a los folios de los huéspedes. El total de los
voucher componen el total de valet para la auditoría nocturna.
Cargos por teléfono
El auditor nocturno traslada todos los cargos
de teléfono que le pase el área de teléfonos, por medio de vouchers de cargo, a
los folios de los huéspedes. En hoteles con PBX con interface al PBX son
trasladadas electrónicamente.
Ventas tiendas de regalos e impuestos
La tienda de regalos genera un reporte de
ventas que lo envía al front office, las cuales deben ir acompañadas por las
cintas de auditoria.
SPA
Aún cuando el uso de la instalación pueda ser
gratuito, algunos productos o servicios pueden venderse. Por lo general estos
son cargados a los folios de los huéspedes. Para esto se deberá generar un
reporte de ventas para poder ser cruzado con la auditoría nocturna.
Estacionamiento
Si se cuenta con un estacionamiento que da
servicio a huéspedes y público en general puede cobrar mediante efectivo, vales
de estacionamiento, o tarjetas de crédito. Los huéspedes en el hotel por lo
general cargan estas cantidades a sus facturas. El responsable del
estacionamiento prepara un reporte diario de efectivo y cargos por cada turno.
La documentación de apoyo incluye tickets de estacionamiento, cintas de máquina
registradora, vouchers, etc. El auditor nocturno prepara un total de estas
cantidades en base a los reportes.
Total de ingresos y total de
cancelaciones/amortizaciones
Estas cantidades representan todas las transacciones
en efectivo y cargos del día, que han sido reflejadas anteriormente.
Ventas en efectivo y Saldo de Cuentas por
cobrar
El total de ingresos representan tanto
efectivo como ventas con cargo a los folios de los huéspedes.
Para las ventas en efectivo se reporta la
cantidad por separado, representado esta cantidad los totales reportados y
recibidos de los diferentes reportes diarios departamentales, y los cuales se
requieren también para justificar el depósito de bancos.
Las ventas con cargo están reflejadas en las
"cuentas por cobrar pendientes" (Cuentas pendientes por cobrar del
día de hoy). Esta es la cantidad que resta a recibir por los huéspedes.
El total de ingresos generados en ésta parte
de la auditoría nocturna, es igual a la suma de Paid-outs, ventas en efectivo,
y cuentas pendientes por cobrar el día de hoy.
La cantidad que refleje "Cuentas
pendientes por cobrar del día de hoy" se le suma la cantidad de
"Cuentas pendientes por cobrar del día de ayer", para obtener el
saldo acumulado de cuentas pendientes por cobrar (Total de cuentas pendientes
por cobrar)
ETAPAS PARA EL DESARROLLO DEL
PROCESO DE AUDITORIA NOCTURNA
1.CONTROL DE OCUPACIÓN
Resumen de habitaciones
Huéspedes en Casa
Estado de
habitaciones – Discrepancias
2.VERIFICACIÓN DE LA CUENTA HUÉSPED (CARGOS REALIZADOS DURANTE EL
DÍA)
Diario
de caja por punto de venta
Formas de Pago
Resumen de
Ingresos
Listado transacciones
de teléfono
Planilla ingresos Caja de recepción
Listado de
Transacciones Abonos
Revisión de tarifas
Revisión de Totales
Informe de Ventas acumuladas por Segmento
Informe Diario
de Ocupación
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